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Pour une collaboration fructueuse,
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- Ce que Soget attend de ses collaborateurs
Professionnalisme et esprit de collaboration sont les mots-clé. En pratique, cela signifie:
- rendre des travaux terminés et soignés, sur lesquels le traducteur s'est engagé à effectuer les contrôles prévus
- suivre attentivement les instructions données par le Chef de Projets, qui sont le fruit d'une analyse attentive du projet et de la discussion des détails avec le client final,
- respecter les dates de livraison prévues,
- signaler au plus tôt un quelconque problème linguistique, technique ou de respect des délais, et être transparents envers nos Chefs de projet,
- collaborer éventuellement en cas de demande d'éclaircissements, réclamations ou autres choses émanant du client final, de manière à nous aider à toujours garantir la satisfaction du client.
En plus des compétences professionnelles nécessaires au bon exercice du métier de traducteur, nous accordons une grande importance à l'éthique professionnelle et au comportement de nos collaborateurs.
Nous souhaitons entretenir avec eux un rapport basé sur le sérieux et la transparence, afin d'être des alliés fiables ayant pour objectif commun de fidéliser nos clients. - Ce que Soget offre à ses collaborateurs
Soget s'engage à offrir la même attitude que ce qu'elle demande à ses collaborateurs, c'est-à-dire professionnalisme et collaboration. L'objectif commun est de créer un réseau de clients satisfaits et fidèles. Pour arriver à ce résultat, Soget offre :
- l'analyse préliminaire du travail par les Chefs de Projets, pour identifier à l'avance les problèmes qui pourraient survenir et les solutions adéquates
- l'aide de Chefs de Projets dans la résolution des problèmes techniques, linguistiques et d'organisation pendant la traduction
- un dialogue attentif et réactif entre Chefs de Projets et client final afin de définir le plus rapidement et le plus efficacement possible toutes les problématiques soulevées par les traducteurs, comme doutes d'interprétation, validation de termes techniques, définition de glossaires, etc. - Offre de collaboration
Nous demandons que l'envoi des candidatures soit effectué à l'aide du formulaire prévu à cet effet.
Pour permettre à Soget d'effectuer correctement une évaluation finale de la candidature, et de décider soit d'entamer la relation de travail immédiatement soit d'archiver la candidature afin de la retrouver pour des travaux à plus long terme, nous vous demandons de remplir correctement tous les champs du formulaire. - Qualification des fournisseurs et des traducteurs
Ce sont nos Chefs de Projets qui s'occupent directement de l'évaluation de nos collaborateurs.
Le processus commence par l'analyse des informations recueillies grâce aux formulaires en ligne. Selon les priorités imposées par le marché, en cas de recherche lancée par Soget, ou selon une programmation spécifique, les Chefs de Projets contactent par téléphone ou par email le traducteur professionnel freelance sélectionné.
Au cours de cet entretien, l'on procède à un approfondissement des informations et à la définition des conditions de fourniture et des tarifs (valables pour l'année en cours et pour tous les services proposés).
Le processus prévoit l'envoi par Soget d'un message contenant les instructions de téléchargement de la documentation que le collaborateur devra remplir.
Le collaborateur intègrera officiellement le parc traducteurs de Soget uniquement après avoir envoyé - par fax ou courrier - ce dossier dûment signé et rempli.
Soget rendra donc actif le profil du collaborateur dans sa liste de fournisseurs qualifiés, ce qui permettra aux chefs de projets de lui affecter des travaux. - Affectation des tâches
Une fois examinée la compatibilité du profil professionnel du collaborateur avec le travail en question, le collaborateur est contacté par téléphone ou par email par nos Chefs de Projets, dans le but de s'assurer de sa disponibilité.
L'affectation du travail est confirmée par notre Bon de Commande (Job Order) qui décrit en détail toutes les instructions spécifiques pour l'exécution correcte du travail. Chaque commande est caractérisée par un numéro de référence unique et sans équivoque, reporté sur l'en-tête du bon. Nos collaborateurs sont invités à toujours préciser ce numéro de référence, que ce soit dans leur correspondance avec le Chef de Projets au cours du travail, ou sur les factures.
Les instructions de nature générale et les tarifs ont déjà été fixés en amont et n'ont donc pas besoin d'être répétés. - Critères de Qualité de service
Une fois le travail terminé, nos Chefs de Projets doivent recevoir :
- les fichiers traduits selon les instructions reçues et soumis à tous les contrôles prévus par le Système de Qualité Soget et rappelés dans le Bon de Commande.
Les omissions, des passages de textes confus laissés dans la langue source et les erreurs d'orthographe ne seront PAS admis. Les éventuels doutes devront être signalés pendant la traduction, avant la remise
- le Bon de Commande dûment rempli.
IL EST INDISPENSABLE que le Bon de Commande rempli soit envoyé en même temps que le travail et pas après, afin de ne pas ralentir le processus administratif. - Tarifs
Les tarifs sont revus tous les ans et restent valables pour toute la durée de l'année civile en cours. Chaque année, en novembre, chaque collaborateur reçoit un document de confirmation des tarifs qui s'appliqueront l'année suivante. Les éventuelles augmentations sont débattues seulement à cette occasion, pour éviter de constantes modifications de tarifs au cours de l'années ou des négociations dispendieuses pour chaque contrat.
L'unité de calcul actuelle pour la définition des tarifs est le mot, qui est comptabilisé dans la langue source.
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Pour les traducteurs travaillant avec la TAO, nous définissons au début de notre relation de travail les tarifs pour les différentes tranches de calcul. Pour Trados, en particulier, nous demandons de définir les tarifs selon maximum 3 tranches (redondances parfaites 100%, redondances imparfaites, nouveaux mots).
Tous les tarifs incluent les 4% de cotisations sociales (le cas échéant).
L'envoi de ce formulaire confirme les tarifs mais est aussi l'occasion pour Soget de vérifier et de mettre à jour les informations sur ses collaborateurs. En plus de contenir toutes les informations concernant état civil, coordonnées et renseignements bancaires pour les faire vérifier par le collaborateur, ce formulaire prévoit aussi des espaces pour spécifier ses secteurs de spécialisation, ainsi que les éventuels services supplémentaires offerts (interprétariat, localisation, etc.) et programmes utilisés.
Nous attirons l'attention de nos collaborateurs sur l'importance de nous remettre PAR FAX ce formulaire rempli le plus rapidement possible : des tarifs mis à jour et le profil complet des capacités du traducteur améliorent les possibilités et les occasions de travailler ensemble, plus et mieux. - Facturation
Nos collaborateurs peuvent produire une seule facture à la fin du mois, en indiquant chaque somme en référence à chaque commande, structurée comme suit :
[num. réf] - [nb. de mots] x [tarif unitaire du mot]
Le numéro de référence est indiqué sur le Bon de Commande envoyé par le Chef de Projets lors de chaque travail.
Le nombre de mots traduits doit correspondre à celui indiqué par le collaborateur au moment de la remise du travail, dûment contrôlé par nos Chefs de Projets.
Le tarif au mot est le même que celui convenu au début de l'année pour chaque couple de langues de travail du collaborateur.
La facture doit être envoyée par courrier postal ou par email avant la fin du mois de référence. L'envoi par email ne nécessite pas d'envoyer ensuite un courrier ordinaire. - Paiement
Nous tenons à souligner que nous sommes fiers d'être connus sur le marché comme une entreprise extrêmement fiable et sûre en ce qui concerne les paiements, qui sont effectués avec ponctualité à la date prévue.
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